Basisgegevens boekingsdossier onderhouden
Vanuit een klantdossier kan een zeer uitgebreid boekingsdossier aangemaakt worden. Natuurlijk beschikt een boekingsdossier over basisgegevens van een boeking, zoals start- en einddatum van de boeking, registratiedatum en boekingsbedrag. Ook de geschiedenis van een boekingsdossier is inzichtelijk. Zo kan teruggezocht worden wanneer en door wie bepaalde type rapporten zijn gegenereerd en / of de status van de boeking is aangepast.

Daarnaast is er een onderdeel 'samenvatting' aanwezig bij de basisgegevens. Hier kunnen zaken worden ingevoerd, die vervolgens op een gewenst rapportsjabloon bij een boeking of boekingen opgevraagd kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan het tonen van een vluchtschema per boeking bij een deelnemerslijst rapportsjabloon.

Indien de functiegroep labeling actief is, is iedere boeking gekoppeld aan een label. Het gekoppelde label kan via dit tabblad ingezien worden. Indien een boeking via de website wordt gemaakt, wordt het label geregistreerd waar de boeking op gemaakt wordt. Wanneer een boeking via TRIP wordt gemaakt, wordt automatisch het standaard label aan de boeking gekoppeld. Het is altijd mogelijk om het label te wijzigen.

Boekingsstatussen toekennen
Met behulp van boekingstatussen kan een status aan een boeking gegeven worden, waardoor een boeking efficiënt verwerkt kan worden. Zo kan aangegeven worden in welk stadium van het boekingstraject een boeking / offerte zich bevindt. Uiteraard kan een boeking te allen tijde gewijzigd of geannuleerd worden.

Automatisch boekingsaanvragen uitsturen
De eigen producten / reis(onderdelen) die in een boeking zijn aangegeven, kunnen eenvoudig via het systeem aangevraagd worden bij de gekoppelde leveranciers. Er wordt een automatische e-mail met boekingsaanvraag gegenereerd, die naar de gekoppelde leverancier verstuurd wordt. Vanzelfsprekend kan het e-mailbericht indien nodig handmatig worden aangepast, voordat deze daadwerkelijk verstuurd wordt.

Deelnemergegevens registreren
Aan iedere boeking kunnen een gewenst aantal deelnemers gekoppeld worden. In het geval van het toevoegen van deelnemers kan ook gekozen worden uit alle deelnemers die aan het klantdossier gekoppeld zijn (als onderdeel van het boekingsdossier). Zo hoeft een repeater niet meer dan één keer zijn deelnemergegevens door te geven. Uiteraard kunnen ook handmatig nieuwe deelnemers geregistreerd worden.

Eenvoudig reisonderdelen in een boekingsdossier plaatsen
Logischerwijs wordt in een boekingsdossier geregistreerd welke producten / reis(onderdelen) er worden afgenomen. Dit wordt onderhouden met behulp van boekregels. Iedere boekregel staat gelijk aan een reisonderdeel. Natuurlijk is het mogelijk om nieuwe boekregels (en dus producten) toe te voegen of boekregels te wijzigen, dan wel te verwijderen. In de boekregels worden ook de prijzen van de producten getoond, zoals deze in Module Product zijn ingevoerd in het systeem. Eventueel ingevoerde inkoopprijzen en daarmee marges worden ook getoond in de boekregels. Prijsregels, oftewel kortingen, die van toepassing zijn op een bepaald reisonderdeel, zijn ook in te zien. Daarnaast kan per item worden aangegeven of deze definitief bevestigd is, of dat deze nog op status aanvraag staat. In de boekregels kunnen tevens de factuurbetalingen worden ingezien.

Intern memorandum bijhouden
Natuurlijk is het mogelijk om per boekingsdossier interne memo’s te onderhouden. Er kan met diverse memotypes gewerkt worden, om het overzicht te bewaren. Soms zijn er bepaalde zaken die bij een specifieke boeking extra aandacht / oplettendheid vragen, maar verloren gaan in de interne memo’s. Daarom is het mogelijk een korte waarschuwingstekst bij iedere boeking te onderhouden, die op een opvallende manier in het boekingsdossier getoond wordt.

Klantpreferenties registreren
Veel klanten hebben preferenties m.b.t.hun geboekte arrangement. Deze preferenties kunnen onderhouden worden bij de boeking, waarna deze automatisch meegenomen kunnen worden in bijvoorbeeld de boekingsaanvragen of op de facturen.

Eenvoudig reisbescheiden genereren
Nadat een boeking definitief is gereserveerd, dienen er naar alle waarschijnlijkheid reisbescheiden gemaakt te worden. Vanuit het boekingsdossier kunnen reisdocumenten eenvoudig worden gegenereerd. Zo is het mogelijk vouchers uit te draaien, alsmede een informatie brief, accommodatielijst, excursielijst en deelnemerslijst. De informatie brief kan content tonen, die toegespitst is op de geboekte producten die in de boeking vermeld staan. Deze content voor reisbescheiden kan namelijk op element-, land-, elementtype-, regio-, leveranciers-, en vervoerslocatieniveau worden onderhouden.

Acties op een boeking plaatsen en uitvoeren
Het genereren van reisbescheiden is een actie die wordt uitgevoerd, nadat de boeking definitief is. Behalve het maken van reisbescheiden zijn er vaak andere zaken die aandacht vragen nadat de factuur van een boeking is verstuurd, zoals bijvoorbeeld enquête versturing of extra informatie versturen. Hier kunnen boekingsacties voor gebruikt worden. Door middel van statussen kan per actie aangegeven worden of deze al dan niet uitgevoerd is.

Documenten in boekingsdossier onderhouden
Aan een boekingsdossier kunnen één of meerdere documenten gekoppeld worden, waarna deze naar de klant gemaild kunnen worden. Deze documenten kunnen al dan niet getoond worden in het eigen domein van de klant.

Bij het opstellen van de mail wordt rekening gehouden met de communicatietaal van de klant. Deze communicatietaal is aangegeven in het scherm waar de mail wordt opgesteld en kan eventueel handmatig aangepast worden. De teksten m.b.t. titel en onderwerp voor deze mails kunnen ook meertalig onderhouden worden. Aan de hand van de geselecteerde communicatietaal worden de gekozen teksten in de juiste taal neergezet.

Gegenereerde rapporten bij het boekingsdossier kunnen automatisch bij de documenten worden geplaatst en daarmee eventueel ook in het eigen domein.

Factuurdossier als onderdeel van boekingsdossier
Vanzelfsprekend kunnen facturen vanuit het boekingsdossier naar de klant verstuurd worden per e-mail. Voor iedere definitieve boeking binnen TRIP wordt automatisch een factuurdossier aangemaakt met daaraan een debetfactuur. Indien een boeking onverhoopt geen doorgang vindt, wordt bij het aanpassen van de boeking automatisch een creditfactuur aangemaakt. Een factuur kan middels een zelf te bepalen lay-out naar een gewenste klant verstuurd worden. Facturen die in het factuurdossier geplaatst worden, zijn tevens inzichtelijk voor de klant in het eigen domein op de klantenwebsite.

Er kan vanuit het factuurdossier ook direct naar de klant van de boeking gemaild worden. Bij het opstellen van de mail wordt rekening gehouden met de communicatietaal van de klant. Deze communicatietaal is aangegeven in het scherm waar de mail wordt opgesteld en kan eventueel handmatig aangepast worden. De teksten m.b.t. titel en onderwerp voor deze mails kunnen ook meertalig onderhouden worden. Aan de hand van de geselecteerde communicatietaal worden de gekozen teksten in de juiste taal neergezet (teksten dienen hiervoor wel meertalig ingevoerd te zijn.

Boeking en promoties
De gekoppelde promoties aan een boeking zijn uiteraard inzichtelijk. Ook is het mogelijk om nieuwe promoties van de status alleen intern of volledig publiceerbaar aan de boeking te koppelen. Afhankelijk van de configuratie van de promotie worden extra vragen gesteld. Na het opslaan wordt de promotie toegekend aan de boeking. Daarbij worden de prijzen van de boeking herberekend, zodat de eventuele korting op basis van de toegekende promotie verwerkt wordt.

Overige functionaliteiten

• Genereren rapporten
• E-mail naar klant sturen
• Klacht registreren
• Enquête inzien

• Genereren rapporten