Rapportsjablonen en XML
Met behulp van xml kunnen in TRIP rapportsjablonen worden onderhouden. Een rapportsjabloon is een zelf te onderhouden Word document waar met behulp van de juiste xml een rapport samengesteld kan worden, zoals een factuur of boekingsbevestiging. Op basis van deze gemaakte rapportsjablonen kunnen onder meer bij een klant, boeking, klacht, producten, land, regio en plaats documenten gegenereerd worden met relevante informatie. Deze informatie kan content zijn uit TRIP in de vorm van tekst en afbeeldingen.

Rapportsjablonen onderhouden
Per rapportsjabloon dient aangegeven te worden waar het betreffende rapport binnen TRIP opgeroepen kan worden. Dit bepaalt welke xml er voor het rapportsjabloon gebruikt wordt wanneer het rapport gegenereerd wordt. Daarnaast wordt er een standaard bepaald m.b.t. de outputmethode van het rapportsjabloon. Hiermee kan aangegeven worden of het rapport bij genereren gedownload wordt, zodat deze direct inzichtelijk is, of dat het rapport gelijk naar een klant gemaild wordt.

Bij het kiezen van de outputmethode e-mail worden de standaarden voor de titel en het onderwerp voor de mail geselecteerd. Er kan middels een dropdown box een keuze gemaakt worden uit alle ingevoerde teksten die meertalig te onderhouden zijn binnen de module Proces – Basisteksttypes. Op deze manier kunnen rapporten per mail in de juiste communicatietaal naar de klant verstuurd worden. Zoals gezegd zijn dit standaarden. Wanneer een specifiek rapport wordt gegenereerd bij bijvoorbeeld een boeking wordt altijd de mogelijkheid gegeven om deze standaarden voor het betreffende rapport aan te passen.

Tenslotte kan aangegeven worden wat de uitvoering van het rapportsjabloon is bij het genereren ervan. Er kan gekozen worden om het rapport direct te genereren, of om het rapport in de buffer te plaatsen. Voor meer informatie over de rapportbuffer verwijzen wij u naar het onderdeel Rapportbuffer binnen deze module.

Documenten in rapportbuffer
In de rapportbuffer worden documenten geplaatst die onder meer bij een klant, boeking, klacht, producten, land, regio en plaats gegenereerd zijn met relevante informatie. Bij het genereren van deze rapporten is aangegeven dat de uitvoering dient te gebeuren door middel van de buffer.

Rapportbuffer en documenten e-mailen
Wanneer een rapport in de buffer geplaatst wordt, wordt het rapport onder water gegenereerd, klaar voor versturing (bij e-mail). Op deze manier hoeft er niet onnodig gewacht te worden op het genereren van een rapport. Alle rapporten die in de buffer staan worden vervolgens na een X aantal minuten doorgestuurd naar de ontvangers.

Rapportbuffer en documenten downloaden
Zoals aangegeven in het onderdeel rapportsjablonen binnen deze module, kan er bij het genereren van een rapport ook aangegeven worden dat het document gedownload dient te worden. Ook voor het downloaden van documenten is het mogelijk om dit via de buffer te laten verlopen. Hiervoor geldt tevens dat het downloaden en daarmee genereren van het document onder water gebeurt. In de buffer kunnen vervolgens na een X aantal minuten alle documenten met één druk op de knop gedownload worden.

Taakschema's onderhouden
Het is mogelijk om taakschema’s in TRIP te onderhouden, die aan de hand van de aangegeven configuratie automatisch taken binnen het systeem uitvoeren. Er dient onder meer aangegeven worden met welke interval het taakschema uitgevoerd moet worden. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch versturen van de in TRIP aanwezige brochureaanvragen naar een mailinghuis; iedere dag op een bepaald tijdstip. Maar ook het automatisch berekenen van minimale prijzen voor de klantenwebsite, of het uitvoeren van rapporten die in de rapportbuffer staan, zijn voorbeelden van taakschema’s. Afhankelijk van de taak die gekozen wordt binnen het taakschema, dient al dan niet extra configuratie bepaald te worden.

Standaardteksten TRIP onderhouden
Er zijn diverse standaard teksten die in TRIP gebruikt kunnen worden, die binnen de basisteksttypen onderhouden worden. Afhankelijk van het type standaard tekst, kunnen al dan niet nieuwe teksten worden toegevoegd. Bij basisteksttypen kan gedacht worden aan één of meerdere standaard mailteksten voor mails die vanuit een boekingsdossier, factuurdossier, klachtdossier of klantdossier verstuurd worden. Het is mogelijk om verschillende vervangingen te gebruiken in deze standaard mailteksten, zoals bijvoorbeeld het automatisch tonen van de aanhef met juiste klantnaam. De namen van de teksten zijn meertalig te onderhouden t.b.v. een meertalige website.

Automatische elementen op een boeking
Wanneer een boeking via de klantenwebsite of in TRIP gemaakt wordt, zijn er vaak een aantal standaard kosten die opgenomen dienen te worden in het prijsoverzicht. Denk bijvoorbeeld aan reserveringskosten. Bij automatische elementen kan bepaald worden welke reisonderdelen / elementen er volgens een gewenste plaatsingsmethode op de boeking gezet worden. Zo kan er per element aangegeven worden of deze altijd op een boeking geplaatst dient te worden, of dat dit alleen binnen een bepaalde periode dient te gebeuren. Ook is het mogelijk om aan te geven dat een element alleen wordt geplaatst wanneer een ander specifiek element in de boeking wordt geplaatst. Denk hierbij aan het automatisch plaatsen van poliskosten, wanneer er een verzekering in de boeking wordt geplaatst.