Boekingen

Basisgegevens boekingsdossier onderhouden

Vanuit een klantdossier kan een zeer uitgebreid boekingsdossier aangemaakt worden. Natuurlijk beschikt een boekingsdossier over basisgegevens van een boeking, zoals start- en einddatum van de boeking, registratiedatum, boekingsbedrag, gekoppelde wederverkoper en evt. de betalingstatus van de e-betaling. Ook de geschiedenis van een boekingsdossier is inzichtelijk. Zo kan teruggezocht worden wanneer en door wie bepaalde type rapporten zijn gegenereerd en / of de status van de boeking is aangepast.

Het is mogelijk om boekingen aan elkaar te kunnen relateren. Op de boeking detailpagina staat een icoon die ervoor zorgt dat je snel tussen de boekingen kunt navigeren en welke boekingen in relatie tot elkaar staan.

Daarnaast is er een onderdeel 'samenvatting' aanwezig bij de basisgegevens. Hier kunnen zaken worden ingevoerd, die vervolgens op een gewenst rapportsjabloon bij een boeking of boekingen opgevraagd kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan het tonen van een vluchtschema per boeking bij een deelnemerslijst rapportsjabloon.

Indien de functiegroep labeling actief is, is iedere boeking gekoppeld aan een label. Het gekoppelde label kan via dit tabblad ingezien worden. Indien een boeking via de website wordt gemaakt, wordt het label geregistreerd waar de boeking op gemaakt wordt. Wanneer een boeking via TRIP wordt gemaakt, wordt automatisch het standaard label aan de boeking gekoppeld. Het is altijd mogelijk om het label te wijzigen.

Boekingsstatussen toekennen

Met behulp van boekingstatussen kan een status aan een boeking gegeven worden, waardoor een boeking efficiënt verwerkt kan worden. Zo kan aangegeven worden in welk stadium van het boekingstraject een boeking / offerte zich bevindt. Uiteraard kan een boeking te allen tijde gewijzigd of geannuleerd worden. Bij het annuleren van een boeking wordt eerst een melding gegeven, voordat de boeking definitief geannuleerd wordt.

Automatisch boekingsaanvragen uitsturen

De eigen producten / reis(onderdelen) die in een boeking zijn aangegeven, kunnen eenvoudig via het systeem aangevraagd worden bij de gekoppelde leveranciers. Er wordt een automatische e-mail met boekingsaanvraag gegenereerd, die naar de gekoppelde leverancier verstuurd wordt. Vanzelfsprekend kan het e-mailbericht indien nodig handmatig worden aangepast, voordat deze daadwerkelijk verstuurd wordt.

Deelnemergegevens registreren

Aan iedere boeking kunnen een gewenst aantal deelnemers gekoppeld worden. In het geval van het toevoegen van deelnemers kan ook gekozen worden uit alle deelnemers die aan het klantdossier gekoppeld zijn (als onderdeel van het boekingsdossier). Zo hoeft een repeater niet meer dan één keer zijn deelnemergegevens door te geven. Uiteraard kunnen ook handmatig nieuwe deelnemers geregistreerd worden. Per deelnemer is middels een sterretje inzichtelijk geworden welke deelnemersgegevens verplicht zijn. De verplichte gegevens worden bepaald op basis van de geregistreerde elementen op de boeking en de hierbij gewenste deelnemergegevens.

Aan de deelnemer worden afgeleide data opgeslagen in de vorm van opstap- en uitstapplaatsen, indien gewenst. Het is daardoor goed inzichtelijk welke deelnemer er op welke op- en uitstapplaatsen zijn ingedeeld. Welke items er gebruikt dient te worden voor deze gegevens, kan zelf geconfigureerd worden. De afgeleide data kan weer makkelijk worden opgehaald op rapporten die uit TRIP komen.

Eenvoudig reisonderdelen in een boekingsdossier plaatsen

Logischerwijs wordt in een boekingsdossier geregistreerd welke producten / reis(onderdelen) er worden afgenomen. Dit wordt onderhouden met behulp van boekregels. Iedere boekregel staat gelijk aan een reisonderdeel. Natuurlijk is het mogelijk om nieuwe boekregels (en dus producten) toe te voegen of boekregels te wijzigen, dan wel te verwijderen. Er is ook de mogelijkheid om van meerdere boekregels gelijktijdig de datum te wijzigen. In de boekregels worden ook de prijzen van de producten getoond, zoals deze in Module Product zijn ingevoerd in het systeem. Eventueel ingevoerde inkoopprijzen en daarmee marges worden ook getoond in de boekregels. Prijsregels, oftewel kortingen, die van toepassing zijn op een bepaald reisonderdeel, zijn ook in te zien. Daarnaast kan per item worden aangegeven of deze definitief bevestigd is, of dat deze nog op status aanvraag staat. In de boekregels kunnen tevens de factuurbetalingen worden ingezien.

Het is mogelijk om bij een boekregel aan te geven of de verkoopprijs van die regel in het basisbedrag getoond moet worden. Als je dit toepast kan je wel per boekregel de juiste inkoop en verkoopprijzen regelen, zonder dat je de verkoopprijzen inzichtelijk maakt voor klanten. Die zullen alleen de basisprijzen zien.

Het is mogelijk om een pakket van het type itemselectie toe te voegen. Hierin geef je het pakket aan , de duur en een itemselectie.

Intern memorandum bijhouden

Natuurlijk is het mogelijk om per boekingsdossier interne memo’s te onderhouden. Er kan met diverse memotypes gewerkt worden, om het overzicht te bewaren. Soms zijn er bepaalde zaken die bij een specifieke boeking extra aandacht / oplettendheid vragen, maar verloren gaan in de interne memo’s. Daarom is het mogelijk een korte waarschuwingstekst bij iedere boeking te onderhouden, die op een opvallende manier in het boekingsdossier getoond wordt.

Klantpreferenties registreren

Veel klanten hebben preferenties m.b.t.hun geboekte arrangement. Deze preferenties kunnen onderhouden worden bij de boeking, waarna deze automatisch meegenomen kunnen worden in bijvoorbeeld de boekingsaanvragen of op de facturen.

Eenvoudig reisbescheiden genereren

Nadat een boeking definitief is gereserveerd, dienen er naar alle waarschijnlijkheid reisbescheiden gemaakt te worden. Vanuit het boekingsdossier kunnen reisdocumenten eenvoudig worden gegenereerd. Zo is het mogelijk vouchers uit te draaien, alsmede een informatie brief, accommodatielijst, excursielijst en deelnemerslijst. De informatie brief kan content tonen, die toegespitst is op de geboekte producten die in de boeking vermeld staan. Deze content voor reisbescheiden kan namelijk op element-, land-, elementtype-, regio-, leveranciers-, en vervoerslocatieniveau worden onderhouden.

Bij de reisbescheiden staan welke vervoersregels er (via de voorraad) bij de boeking horen. Tevens is hier de mogelijkheid om aan te geven of deze producten zijn doorgegeven aan de leverancier.

Offertes op maat versturen

Voor het maken van offertes is een apart tabblad gemaakt bij een boeking. Hier kunnen boekingsteksten onderhouden worden. Alleen boekingsteksten van een categorie waarvan is aangegeven dat het een offerte is, worden getoond. Of een categorie van het type offerte is, kan aangevinkt worden bij de boekingstekstcategorieën. Op deze manier zorgen we ervoor dat offerte teksten niet door de overige reisbescheiden teksten heen gaan lopen.

Acties op een boeking plaatsen en uitvoeren

Het genereren van reisbescheiden is een actie die wordt uitgevoerd, nadat de boeking definitief is. Behalve het maken van reisbescheiden zijn er vaak andere zaken die aandacht vragen nadat de factuur van een boeking is verstuurd, zoals bijvoorbeeld enquête versturing of extra informatie versturen. Hier kunnen boekingsacties voor gebruikt worden. Door middel van statussen kan per actie aangegeven worden of deze al dan niet uitgevoerd is.

Documenten in boekingsdossier onderhouden

Aan een boekingsdossier kunnen één of meerdere documenten gekoppeld worden, waarna deze naar de klant gemaild kunnen worden. Deze documenten kunnen al dan niet getoond worden in het eigen domein van de klant. De documenten kunnen ook (automatisch) geclusterd worden en vervolgens (automatisch) in één keer verstuurd worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan reisbescheiden documenten, waarbij dit handig is.

Bij het opstellen van de mail wordt rekening gehouden met de communicatietaal van de klant. Deze communicatietaal is aangegeven in het scherm waar de mail wordt opgesteld en kan eventueel handmatig aangepast worden. De teksten m.b.t. titel en onderwerp voor deze mails kunnen ook meertalig onderhouden worden. Aan de hand van de geselecteerde communicatietaal worden de gekozen teksten in de juiste taal neergezet.

Gegenereerde rapporten bij het boekingsdossier kunnen automatisch bij de documenten worden geplaatst en daarmee eventueel ook in het eigen domein.

Factuurdossier als onderdeel van boekingsdossier

Vanzelfsprekend kunnen facturen vanuit het boekingsdossier naar de klant verstuurd worden per e-mail. Voor iedere definitieve boeking binnen TRIP wordt automatisch een factuurdossier aangemaakt met daaraan een debetfactuur. Indien een boeking onverhoopt geen doorgang vindt, wordt bij het aanpassen van de boeking automatisch een creditfactuur aangemaakt. Een factuur kan middels een zelf te bepalen lay-out naar een gewenste klant verstuurd worden. Facturen die in het factuurdossier geplaatst worden, zijn tevens inzichtelijk voor de klant in het eigen domein op de klantenwebsite.

Er kan vanuit het factuurdossier ook direct naar de klant van de boeking gemaild worden. Bij het opstellen van de mail wordt rekening gehouden met de communicatietaal van de klant. Deze communicatietaal is aangegeven in het scherm waar de mail wordt opgesteld en kan eventueel handmatig aangepast worden. De teksten m.b.t. titel en onderwerp voor deze mails kunnen ook meertalig onderhouden worden. Aan de hand van de geselecteerde communicatietaal worden de gekozen teksten in de juiste taal neergezet (teksten dienen hiervoor wel meertalig ingevoerd te zijn.

Boeking en promoties

De gekoppelde promoties aan een boeking zijn uiteraard inzichtelijk. Ook is het mogelijk om nieuwe promoties van de status alleen intern of volledig publiceerbaar aan de boeking te koppelen. Afhankelijk van de configuratie van de promotie worden extra vragen gesteld. Na het opslaan wordt de promotie toegekend aan de boeking. Daarbij worden de prijzen van de boeking herberekend, zodat de eventuele korting op basis van de toegekende promotie verwerkt wordt.

Boeking en boekingsantwoorden en voorwaarden

Bij een boeking worden alle boekingsantwoorden getoond die evt. bij de boeking horen. Dit zijn antwoorden op boekingsvragen die de klant tijdens het boekingsproces beantwoord heeft. De boekingsvragen die gesteld worden, zijn de boekingsvragen die aan de geboekte elementen gekoppeld zijn. De vragen en antwoorden zijn onderhoudbaar. Indien er bij een boekingsvraag is bepaald dat het antwoord verplicht is, wordt er een melding gegeven indien het antwoord leeg gelaten wordt. Er kan vanuit het tabblad een nieuwe boekingsvraag toegevoegd worden. Er kunnen alleen boekingsvragen toegevoegd worden die behoren tot een element uit de boekregels en nog niet aanwezig zijn op het tabblad.

Daarnaast worden ook alle voorwaarden getoond die aan 1 of meeerdere boekregels zijn gekoppeld. Tevens kunnen hier per boekregel (=reisonderdeel) voorwaarden toegevoegd of gewijzigd worden. Zowel de interne als de externe voorwaarden worden op dit tabblad getoond.

Boeking en indelingen

Op dit tabblad zijn alle indelingen in te zien, die aan de boeking zijn gekoppeld. De indelingen zijn gegroepeerd op indelingstype en entiteit. Het is mogelijk om nieuwe indelingen toe te voegen, zoals bv. een accommodatie of een vervoersmiddel. De indeling wordt standaard aan iedere deelnemer van de boeking gekoppeld. Het is vervolgens mogelijk om per deelnemer de indeling in te zien en naar wens een deelnemer te verwijderen van een indeling.

Indelingen zijn benodigd voor organisaties die bv. busreizen / bulkreizen verkopen en hun bussen en / of accommodaties een aantal weken voor vertrek willen indelen over de boekingen.

Overige functionaliteiten

• Genereren rapporten
• E-mail naar klant sturen
• Klacht registreren
• Enquête inzien
• Inzien e-betaling
• Wederverkoper wijzigen
• Klant ontkoppelen
• Commissie inzien

Nieuws

Release 1.74 – 26 september 2017
Op 26 september zal release 1.74 plaatsvinden. Hieronder een overzicht van alle updates en nieuwe mogelijkheden.

Boekingsvragen en documenten toevoegen op boeking inzien pagina
Op de boeking inzien pagina is het mogelijk gemaakt om boekingsvragen te stellen. Hiernaast is het mogelijk gemaakt documenten te uploaden vanaf deze pagina.

Vragenlijsten binnen enquêtes
Als een element twee keer op een boeking staat zal de enquêtevraag bij het element nog maar eenmalig gevraagd worden in de enquête....
Release 1.72 – 15 augustus 2017
Op 15 augustus zal release 1.72 plaatsvinden. Hieronder een overzicht van alle updates en nieuwe mogelijkheden.

Offerte reisprogramma
Er zijn verbeteringen toegepast aan het reisprogramma waardoor offertes met reisprogramma nog gemakkelijker aangemaakt en aangepast kunnen worden.

Vertrekdag en genereren reisduren
Het is mogelijk gemaakt naast aankomstdagen, vertrekdagen bij voorraaddata te configureren. Hiernaast is de mogelijkheid toegevoegd TRIP mogelijke duren te laten berekenen op basis van de opgevoerde aankomst- en vertrekdata. Hierdoor kunnen producten met wisselende aankomst- en vertrekdagen gemakkelijker...
Wilt u op de hoogte blijven van onze software en online marketing ontwikkelingen? Meld u dan nu aan voor onze nieuwsbrief