Klanten

Basisgegevens klantendossier onderhouden

In het systeem kan voor iedere klant een uitgebreid klantendossier onderhouden worden. Zo kunnen vanzelfsprekend de basisgegevens, zoals NAW gegevens en de klantherkomst geregistreerd worden. Daarnaast kan er een notitie worden gemaakt, indien klanten geen post en / of mailingen willen ontvangen. Zo kan een juiste selectie van het klantenbestand gemaakt worden wanneer er een (post)mailing wordt verstuurd.

Daarnaast dient per klant een communicatietaal aangegeven te worden. Deze communicatietaal bepaalt in welke taal er met de klant wordt gecommuniceerd via automatisch gegenereerde mails vanuit het systeem. De communicatietaal wordt standaard op de default taal geplaatst. Na de klantregistratie wordt automatisch een gebruikersaccount t.b.v. het inloggen op de website aangemaakt. Klanten ontvangen dan ook automatisch een wachtwoord voor dit eigen domein. Vanuit het klantdossier in het systeem te allen tijde een nieuw wachtwoord naar de klant worden verstuurd, indien er een e-mailadres bekend is.

Naast het e-mailadres voor een eigen domein, kan er indien gewenst een ander e-mailadres geregistreerd worden voor de correspondentie. Dit omdat een e-mailadres voor het eigen domein maar 1 keer in het klantenbestand kan voorkomen, een correspondentieadres meerdere malen.

Brochureaanvragen registreren

In een klantdossier kunnen brochureaanvragen voor de betreffende klant worden geregistreerd. Na het toevoegen van de brochureaanvraag aan het klantdossier, wordt de aanvraag toegevoegd in een te versturen brochurelijst in de module Marketing. Er kan indien gewenst ook handmatig een printdatum aan een brochureaanvraag gekoppeld worden. Wanneer een printdatum handmatig wordt toegevoegd, verdwijnt de aanvraag automatisch uit de te versturen brochurelijst. Alle historie van aangevraagde / verstuurde brochures wordt bij het klantdossier vastgehouden.

fBoekingsdossiers als onderdeel van klantdossier

Een boekingsdossier wordt vanuit een klantdossier aangemaakt. Alle boekingsdossiers, gekoppeld aan het betreffende klantdossier, kunnen vanuit een klant worden opgevraagd. Er worden per boeking enkele basisgegevens getoond, zoals het boekingsnummer, de boekingsstatus, de registratiedatum, start- en einddatum van de reis en geboekte reis(onderdeel).

Puntenbeloningssysteem

In het systeem is de mogelijkheid gecreëerd om met een puntensysteem voor klanten te werken. Dit puntensysteem kan fungeren als beloningssysteem. In het klantdossier is het mogelijk om punttransacties te onderhouden. Op deze manier kunnen punten aan een klantdossier toegekend, die daarna weer op een gewenste manier (voor marketingdoeleinden) ingezet kunnen worden. Deze functionaliteit kan ook helemaal uitgezet worden, waardoor onder meer deze optie bij het klantdossier verdwijnt.

Wedstrijden en inzendingen onderhouden

Het systeem biedt de optie om wedstrijden aan te maken, die vervolgens op de klantenwebsite getoond worden. De wedstrijden worden onderhouden in de module Marketing van het systeem. Een wedstrijd bestaat uit verschillende inzendingen. Deze inzendingen van klanten worden bij het klantdossier aangemaakt en onderhouden. Deze functionaliteit kan uitgezet worden, waardoor onder meer het gedeelte over inzendingen bij het klantdossier niet wordt getoond.

Opschonen klantenbestand

Uiteraard bestaan er in de ideale situatie geen dubbele klantdossiers in het klantenbestand. Dit kan echter voorkomen, doordat men zich onder een andere naam registreert of men is zijn wachtwoord vergeten. Om het klantenbestand schoon te houden, is het mogelijk om dubbele klanten samen te voegen tot één klant. Met behulp van deze mogelijkheid worden onder meer alle boekingsdossiers overgeheveld naar één klant. De dubbele klant wordt vervolgens uit het systeem verwijderd. Het samenvoegen van klanten is niet mogelijk als klant nummer 2 een boeking aan zich heeft hangen inclusief factuur.

Klantgeschiedenis opvragen

Er kan bij een klantdossier ook geschiedenis worden opgevraagd, die betrekking heeft op handelingen die bij de klant hebben plaatsgevonden. Er worden geschiedenisberichten getoond, waarbij gedacht kan worden aan de datum en het tijdstip waarop een klant heeft ingelogd op zijn eigen domein en / of wanneer er klantrapporten zijn opgevraagd in het systeem. Bij deze berichten wordt ook geregistreerd welke gebruiker / klant de handeling heeft verricht.

Documenten in klantendossier onderhouden

Aan het dossier van een klant kunnen één of meerdere documenten gekoppeld worden. Er kan per klantdocument bepaald worden of deze in het eigen domein van de klant zichtbaar is, of alleen intern in het systeem. Zo kan er een dossier van documenten aan een klant gehangen worden. De gewenste documenten kunnen vanuit het klantdossier direct naar de klant gemaild worden.

Het is mogelijk om een documentkenmerk bij een document te onderhouden. Hiermee kunnen documenten geclusterd worden, waarna de documenten via een automatische actie in één keer verstuurd worden.

Bij het opstellen van de mail wordt rekening gehouden met de communicatietaal van de klant. Deze communicatietaal is aangegeven in het scherm waar de mail wordt opgesteld en kan eventueel handmatig aangepast worden. De teksten m.b.t. titel en onderwerp voor deze mails kunnen ook meertalig onderhouden worden. Aan de hand van de geselecteerde communicatietaal worden de gekozen teksten in de juiste taal neergezet. Gegenereerde rapporten in het klantdossier kunnen automatisch bij de documenten geplaatst worden.

Reisschema's opslaan in klantendossier

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het winkelwagen systeem op de klantenwebsite, kan een klant een in elkaar gezet reisschema opslaan in zijn eigen domein. Bij het klantdossier in het systeem kan dit opgeslagen reisschema bekeken worden. Er kan inhoudelijk niets aan het reisschema gewijzigd worden. De opgeslagen reisschema’s worden na een periode van 30 dagen automatisch uit het eigen domein, en daarmee ook het klantdossier, verwijderd.

Klantinteresses koppelen

Het is mogelijk om klantinteresses te koppelen. Op basis van deze klantinteresses kunnen bijvoorbeeld specifieke klantmailingen verstuurd worden.

Overige functionaliteiten

• Genereren rapporten
• Nieuwsbriefinschrijving registreren

Nieuws

Trotse klant
Op Linkedin zagen wij het bericht van Richard Smits, directeur van Maaskant Reizen en wij delen dit bericht ook graag met jou om te lezen. Ook wij zijn trots!
Dalstra Reizen verwelkomen wij graag als nieuwe klant
Graag laten wij weten dat wij Dalstra Reizen als nieuwe klant welkom heten en uiteraard zijn wij blij met de reden achter de keuze.
Johan Dalstra is directeur van Dalstra Reizen en liet ons het volgende weten; ”Onze keuze voor 1TIS was snel gemaakt. Door een...
Wil je op de hoogte blijven van onze software en online marketing ontwikkelingen? Meld je dan nu aan voor onze nieuwsbrief