Ieder bedrijf stoeit met de enorme hoeveelheid aan content die de organisatie rijk is, binnen de verschillende afdelingen. De productafdeling heeft ‘haar eigen content’, de verkoopafdeling en afdeling marketing & communicatie ook.

De uitdaging is hoe al deze content intern goed te structureren, zodat iedereen het overzicht behoudt en dat er uniformiteit zit in alle content.

Het is vast herkenbaar dat de afdeling marketing haar eigen tekst maakt voor ‘hotelbeschrijvingen’ en dat deze net even anders is, dan hoe de verkoopafdeling deze in haar offertes beschrijft.

En wat te denken van beschrijvingen over een accommodatie of de reis. Het kan maar zo zijn, dat deze op de website net even anders vermeld staan, dan in de reisbescheiden.

De uitdaging waar elke reisorganisatie voor staat is hoe organiseer je alle informatie op een centrale plek binnen je bedrijf, hoe zet je de juiste structuur op én hoe voorkom je dat er drie verschillende teksten zijn gemaakt over exact hetzelfde.

Want uiteindelijk wil je alle content het liefst eenmalig produceren en zoveel mogelijk hergebruiken voor bijvoorbeeld de website, in offertes of in nieuwsbrieven.

De eerste stap waar je goed over dient na te denken is dan ook, hoe ga je je content goed structureren. Welke content heb ik allemaal? Kijkend naar de content behorende bij een reis, heb je bijvoorbeeld informatie over de accommodatie, de reisbeschrijving en informatie over de bestemming. Waarbij de informatie over de bestemming vaak bestaat uit algemene informatie over het land en specifieke informatie over de plaatsen die worden aangedaan, vaak in combinatie met de bezienswaardigheden ter plaatse. Je hebt afbeeldingen, welke ook weer onder te verdelen zijn in algemene sfeerfoto’s en afbeeldingen die horen bij een specifieke accommodatie of bestemming. Het goed structureren van deze content aan de basis, is dan ook essentieel.

Vervolgens dien je te kijken naar alle output waarvoor je content wilt gebruiken. Denk hierbij aan content ten behoeve van de website, de nieuwsbrief, offertes. Voor de website heb je content nodig die voldoet aan SEO-eisen. Deze content wordt anders beschreven, dan de content die je gebruikt in je offerte.

Let ook op de teksten die je aan een afbeelding meegeeft, zodat deze ook voldoen aan de SEO-voorwaarden en bijdragen aan de SEO-scores binnen Google.

Aansluitend ga je uitwerken wat een logische structuur is, om deze content centraal op te slaan. Hoe kun je alles het beste structureren, zodat je alle content makkelijk kunt hergebruiken.

Ook niet onbelangrijk is om goed op te letten dat de content centraal wordt opgeslagen ten gunste van alle afdelingen. Want een veel voorkomend probleem is dat content dubbel wordt opgeslagen per afdeling en hierdoor een wirwar aan bestanden ontstaan.

Binnen onze software werken wij met een entiteiten structuur. De diverse entiteiten zijn bijvoorbeeld accommodaties, luchthavens, bestemmingen, landen, bezienswaardigheden, afbeeldingen. De content die je aanmaakt, geef je een entiteit mee, wat het zoeken binnen alle content extra makkelijk maakt.

Zorg er ook voor dat de content makkelijk te delen is. Zowel bekeken vanuit intern-, maar ook extern perspectief. Extern naar de klant bijvoorbeeld, maar intern voor op het intranet.

Als je alle structuur hebt uitgedacht en hebt neergezet is het ook van belang dat je de content onderhoudt. Ons advies is om hier een klein team verantwoordelijk voor te maken, zodat ook hier niet te veel mensen de content gaan wijzigen en een afdeling zich afvraagt of het de meest recente content is.

Het grote voordeel voor deze manier van werken én om over een goede contentstructuur na te denken, is dat je absoluut efficiency behaalt en dat alle content eenduidig wordt vastgelegd.

Onze visie is dat content in een bedrijf ontzettend belangrijk blijft, waarbij je misschien eenmalige content hebt, ten behoeve van een nieuwsbrief. En terugkerende vaste content hebt, welke je veelvuldig gaat gebruiken, zoals bijvoorbeeld bestemmingsinformatie over een land en de specifieke kenmerken die worden beschreven.