Hoe gaan we het nieuwe seizoen in met minder medewerkers

Wat afgelopen jaar de hele reisbranche heeft doen veranderen, is dat we met minder medewerkers toch alle werkzaamheden dienen uit te voeren.

Uiteraard heeft dit impact op de huidige werkzaamheden en taken van het gehele team.

Sommige medewerkers hebben hun functie zien veranderen, anderen hebben er taken bijgekregen. De uitdaging is, hoe pakken we alle werkzaamheden zo goed mogelijk op, nu het aantal reizen weer toeneemt.

Enkele tips van onze kant:


Tip 1: maak keuzes wat je wel doet en wat je niet gaat doen

Deze tip lijkt een inkopper, maar uiteraard begint de werkdruk bij de allereerste stap; Wat doen we wel en wat doen we vooral niet. Sta hier met het hele team eens bij stil. Plan een overleg in en maak inzichtelijk wat er allemaal wordt gedaan en of dit bijdraagt aan de boeking of bijvoorbeeld aan de klantbeleving.


Tip 2: parkeer zaken als deze minder relevant zijn

Deze tip lijkt ook logisch, maar hoe vaak loop je, als team, aan het einde van de dag nog over van de openstaande werkzaamheden.

Inventariseer alle to do’s en geef prioriteit aan alle taken en durf ook werkzaamheden te parkeren of wellicht in de ijskast te zetten.

Kijk of de werkzaamheden bijdragen richting de klant of ten gunste zijn van de offerte of de boeking.


Tip 3: maak een inventarisatie van alle handmatige werkzaamheden 

Deze tip levert je zeker op termijn voordeel op. Beschrijf welke werkzaamheden er nu handmatig worden gedaan en hoeveel tijd deze kosten. Kijk vervolgens of je deze werkzaamheden kunt automatiseren, wat direct tijdwinst op gaat leveren. Denk bijvoorbeeld aan controlewerkzaamheden of niet te vergeten taken. Zijn deze met een signaalfunctie te automatiseren, waardoor er geen tijd verloren gaat aan het maken van lijstjes.

Kijk of je bijvoorbeeld terugkerende taken kunt automatiseren, zoals bijvoorbeeld het versturen van herinneringsmails. 

Maak het niet te groot en denk vooral in kleine stapjes, om resultaten te behalen. 

Tip 4: richt activiteiten anders in, zonder dat dit ten nadele is voor de klant

Vaak worden activiteiten al jaren op een bepaalde wijze uitgevoerd. Kijk of deze nog steeds relevant zijn en of het efficiënter ingericht kan worden. Voordat je het weet doe je iets omdat het al jaren zo wordt gedaan.

Neem bijvoorbeeld de offerte. Is deze ‘over-compleet’ en wordt alles op detailniveau beschreven, wat zeer tijdrovend is. Geef de klant een ‘simpele offerte’, die niet tijdrovend is en kijk hoe de klant dit ervaart.


Tip 5: kun je na de boeking de klant zelf nog meer laten invullen qua administratieve zaken

Al eens gedacht aan een ‘mijn omgeving’ voor de klant? In een ‘mijn omgeving’ kun je de klant zelf zaken laten invullen, wat qua administratieve taken een hoop tijdwinst kan opleveren.

Ook creëer je met een ‘mijn omgeving’ meer betrokkenheid van de klant bij zijn reis en bij je bedrijf en merk. Door deze interacties, gaat de klant je bedrijf meer waarderen, want je vergroot automatisch de onderlinge betrokkenheid.

De klant ervaart veel meer voorpret aan zijn reis en heeft het gevoel zelf een rol te spelen bij de totstandkoming van zijn reis. Richt de ‘mijn omgeving’ zo persoonlijk mogelijk in en maak alle communicatie zo persoonlijk mogelijk.  Als je medewerker communiceert met de klant, doe dit dan ook vanuit zijn of haar eigen naam