Module Portalen en de bouwstenen diverse portalen
Datum: 3 augustus 2023
Graag nemen wij jou in onderstaand artikel mee in de module Portalen met de bouwstenen Boeking Inzien, Klantportaal, Leveranciersportaal en Begeleidersportaal.
In ons softwaresysteem, genaamd GRIP, heb je de module Portalen. Hiermee heb je als reisorganisatie diverse tools in handen om via één van onze portalen te communiceren met de klant, de leverancier en de begeleider.
Hierdoor bespaar je niet alleen tijd, maar gaat de communicatie ook veel sneller en interactiever. Alle documenten worden op één plek getoond en creëer je een gevoel van privacy.
Het doel is uiteindelijk om efficiënter te communiceren, dit kan doordat alle portalen responsive zijn opgebouwd waardoor de portalen met ieder device goed te bekijken zijn.
Boeking Inzien
De bouwsteen Boeking Inzien is één van deze portalen. Met deze bouwsteen krijgt de klant via een eenvoudige en gebruiksvriendelijke omgeving toegang tot zijn boeking. Dit gaat via een unieke link die gekoppeld is aan de boeking. Een extra beveiligingslaag kan toegevoegd worden door het opgeven van het boekingsnummer en de startdatum.
Afhankelijk van de status van de boeking kan de klant zijn offerte goedkeuren, maar ook inzicht krijgen in zijn programma, kosten en deelnemergegevens welke nog aangevuld kunnen worden als er zaken ontbreken. Dit loopt dan ook allemaal meteen direct door op de boeking in ons softwaresysteem GRIP.
Klanten hebben de mogelijkheid om online de aanbetaling of het restant te voldoen. Voorafgaand aan de reis kun je hier ook nog upsell toevoegen en de klant zijn documenten, zoals bijvoorbeeld de reisbescheiden laten downloaden (vouchers, gps-bestanden, reisbrief, enz.).
Klantportaal
Het Klantportaal is ook een losse bouwsteen. Deze heeft in de basis dezelfde mogelijkheden als de Boeking Inzien bouwsteen, maar waarbij je bij de Boeking Inzien toegang krijgt tot één specifieke boeking, krijg je met het Klantportaal naast de actuele boeking ook toegang tot boekingen uit het verleden. Je kunt zelf instellen tot hoe ver terug de klant zijn boekingen uit het verleden mag inzien. Daarnaast zal de klant echt moeten inloggen met zijn logingegevens om zo toegang te krijgen.
Leveranciersportaal
Werk je veel met aanvragen dan is het Leveranciersportaal een heel welkome uitbreiding. Dankzij dit portaal kan jouw leverancier zijn aanvragen goedkeuren, maar ook een alternatief bieden als een reisonderdeel niet meer beschikbaar is. De communicatie verloopt helemaal via het portaal en de werklijsten binnen GRIP. Hierdoor wordt de juiste persoon/afdeling meteen op de hoogte gebracht.
Ook heeft de leverancier inzicht in al door hem geleverde reisproducten en de bijbehorende reserveringen met gegevens die hiervoor zijn gemaakt.
Ook zijn alle documenten, zoals kamerlijsten, hierin te downloaden door de leverancier.
Begeleiderportaal
Werkt jouw reisorganisatie met Begeleiders dan is het Begeleidersportaal een zeer welkome aanvulling op jouw GRIP. De begeleider kan inloggen in zijn eigen omgeving en krijgt hierdoor toegang tot alle relevante informatie over de reis of reizen waaraan hij is gekoppeld in de vorm van documenten zoals deelnemerslijsten, begeleiderslijsten, enz.
Zo heeft de begeleider toegang tot zijn gegevens en kan deze indien nodig aanpassen, bijvoorbeeld bij gewijzigd telefoonnummer of verhuizing. En ziet hij ook zijn 'Ervaringen' terug zoals deze geregistreerd zijn bij de reisorganisatie.
En een heel belangrijk onderdeel dat mogelijk is via dit portaal is het doorgeven van de beschikbaarheid van de begeleider. Dit loopt dan ook allemaal door naar GRIP zodat de planningsverantwoordelijke inzicht krijgt in de beschikbare begeleiders en deze via de planningstool binnen GRIP kan inplannen op de diverse reizen.
